- İtiraz ve Şikayetlerin Alınması
İtiraz ve şikayetler web sitesinden veya yazılı olarak yapılabilir ve kayıt altına alınır.
Alınan şikâyet ve itirazların TOBFED İktisadi İşletmesi ile ilgisinin bulunup bulunmadığının tespitini önceki benzer itiraz sonuçlarını göz önüne alarak Kalite Yönetim Temsilcisi yapar. TOBFED İktisadi İşletmesi ile ilgisi bulunmayan itiraz veya şikâyetler, itiraz veya şikâyet sahibine, itiraz veya şikâyet sahibinin belirlediği iletişim kanalı (e-posta, posta) ile yazılı olarak Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından bildirilir. TOBFED İktisadi İşletmesi ile ilgili bulunan itiraz veya şikâyetler İtiraz ve Şikâyet Komitesine sunulur.
İtirazlar, itiraza konu kararın kişiye yazılı veya elektronik posta ile bildiriminden itibaren 10 işgünü içerisinde yapılmalıdır. Şikayetler için süre sınırlaması bulunmamaktadır. Yapılan itiraz veya şikayetin TOBFED İktisadi İşletmesi ile ilgisi bulunmadığı tespit edilirse, kişiye durum bildirilir. Şikayetler için şikayet sahibi ve şikayetin içeriğine ilişkin bilgiler gizli tutulur.
- İtiraz Formu için tıklayınız.
- Şikayet Formu için tıklayınız.
- İtirazların Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması
Sınav değerlendirme sonucuna itiraz olması halinde, itiraz İtiraz ve Şikâyet Komitesine sunulur.
İtirazın aynı sınavlarda yer alan diğer kişilerin belgelendirme kararını etkilediğinin anlaşıldığı hallerde komite o sınava ilişkin yürütmenin durdurulmasını talep edebilir. Bu durumda TOBFED İktisadi İşletmesi Müdürü tarafından durdurma kararı alınması halinde ilgili sınava ilişkin belgelendirme süreci komitenin değerlendirmesi sonuçlanmadan tamamlanamaz.
İtiraza konu olan değerlendirmeyi yapan değerlendiriciyle ön değerlendirme yapılır ve itiraza konu kişinin kararını yeniden gözden geçirmesi sağlanır. İtiraz sahibi ilk görüşme sonrasında hala itirazını sürdürürse bir akran değerlendirmesine tabi tutulur ve bu değerlendirme iç doğrulayıcı ya da karar vericinin değerlendirmesine sunulur. İtiraz sahibinin sonuçtan tatmin olmaması halinde komisyonun değerlendirmesine sunulur.
İtirazın aynı sınavlarda yer alan diğer kişilerin belgelendirme kararını etkilediğinin anlaşıldığı hallerde komite o sınava ilişkin yürütmenin durdurulmasını talep edebilir. Bu durumda TOBFED İktisadi İşletmesi Müdürü tarafından durdurma kararı alınması halinde ilgili sınava ilişkin belgelendirme süreci komitenin değerlendirmesi sonuçlanmadan tamamlanamaz.
Komite kararları çoğunlukla alınır. Komitenin aldığı kararlar tavsiye niteliğindedir. Komite değerlendirmesini tamamlayarak sonucu Sınav Hizmetleri Sorumlusuna iletir. İtirazın ele alınmasında ve karar verilmesinde görev alan personel şikâyete konu kararda yer alan personelden farklı kişilerden seçilir. Sınav Hizmetleri Sorumlusu komite kararı uyarınca gerekli tedbiri alır. Konunun belgelendirme kararını etkilemesi halinde, husus Belge Karar Vericisine iletilerek gerekli tedbir alınır.
İtirazlar alındığında itiraz edene itirazın alındığı ve itiraz ile ilgili ilerleme raporları itiraz sahibine kişinin talebine uygun olarak yazılı veya elektronik posta ile bildirir. İtirazlar kayıt tarihinden itibaren en geç 15 gün içerisinde sonuçlandırılır ve kişinin talebine uygun olarak yazılı veya elektronik posta ile resmi yazı ile itiraz sahibine bilgilendirme yapılır. Tüm süreçler işlenerek kaydedilir.
- Şikayetlerin Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması
İtiraza konu olamayacak her türlü başvuru şikâyet olarak kaydedilir. Şikâyet sahibi ve şikâyetin konusu açılarından gizlilik şartlarına tabi olmalıdır. KYT tarafından şikâyetin belgelendirme faaliyetleriyle ilgili olup olmadığına karar verilir. Belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olan şikâyetler için KYT tarafından gerekli soruşturma yapılır, gerekli hallerde inceleme yapmak üzere TOBFED İktisadi İşletmesi Müdürü tarafından şikâyeti incelemek üzere bir personel görevlendirilebilir. TOBFED İktisadi İşletmesi şikâyetin geçerli kılınmasına yönelik tüm gerekli bilgilerin toplanmasından ve doğrulanmasından sorumludur. Teknik değerlendirme gereken şikâyetlerde dokümanlar İtiraz ve Şikâyet Komitesine sunulur.
Şikâyetin belgelendirme kararını etkileyebileceği hallerde, şikayet İtiraz ve Şikayet Komitesine sunulur ve Sınav Hizmetleri Sorumlusundan yürütmenin durdurulması talep edilir. Bu durumda şikâyetin ilgili olduğu sınava ilişkin belgelendirme süreci komitenin değerlendirmesi sonuçlanmadan tamamlanamaz. Komite gerekli hallerde alt komisyon kurulmasını veya inceleme yapmak üzere bir kişinin görevlendirilmesini talep edebilir. Bu durumda gerekli görevlendirme yapılır.
Şikâyete ilişkin incelemeler sonucunda hazırlanan dosya (komite değerlendirmesi yapılan hallerde komite kayıtlarını da içerir) TOBFED İktisadi İşletmesi Müdürüne sunulur, TOBFED İktisadi İşletmesi Müdürü tarafından gerekli tedbirin alınması için ilgili personel talimatlandırılır. Belge kararını etkileyen durumlarda dosya Belgelendirme Karar Vericisine iletilerek gerekli tedbiri alması istenir.
Şikâyetler alındığında şikâyet edene şikâyetin alındığı ve şikayet ile ilgili ilerleme raporları şikayet sahibine Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kişinin talebine uygun olarak yazılı veya elektronik posta ile bildirir Şikayetlerin kayıt tarihinden itibaren en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılması esastır. Mücbir sebeplerle süre uzatımı gereken haller ortaya çıkarsa şikâyet sahibine bu konuda bilgilendirme yapılır. Şikâyet sonuçları, şikâyet sahibinin talebine uygun ve resmi olarak, yazılı veya eposta olarak ilgili kişiye bildirilir. Belgelendirilmiş bir kişi hakkındaki kanıtlanmış her türlü şikâyet, Kalite yönetim temsilcisi tarafından 30 gün içinde söz konusu kişiye bildirilir.